En resumen
- Un PDF accesible es el que se puede leer con lectores de pantalla y otras ayudas técnicas porque tiene estructura (etiquetas), orden de lectura, idioma y textos alternativos.
- PDF/UA (ISO 14289) es el estándar internacional que define técnicamente qué debe cumplir un PDF para ser accesible.
- En España, el sector público está obligado a que sus documentos web sean accesibles, y la Ley 11/2023 extiende requisitos de accesibilidad a determinados productos y servicios privados desde el 28 de junio de 2025.
- Exportar bien desde el documento original ahorra casi todo el trabajo; después se revisa con herramientas como PAC o veraPDF y siempre con una revisión humana.
Muchos documentos que publicamos en la web son PDF: memorias, folletos, cartas de restaurante, bases de convocatorias, manuales. Para la mayoría de la gente se ven bien. Para alguien que usa un lector de pantalla, muchos son una sucesión de texto desordenado, o directamente una imagen muda.
Llevo tiempo trabajando en este problema con Dokzia, una aplicación propia para convertir PDF en accesibles, y aquí resumo lo que conviene saber.
Qué es un PDF accesible
Un PDF es accesible cuando las ayudas técnicas (lectores de pantalla, ampliadores, líneas braille) pueden interpretarlo correctamente. Para eso necesita, como mínimo:
- Etiquetas: una estructura que diga qué es un título, un párrafo, una lista, una tabla o una imagen.
- Orden de lectura lógico, que no siempre coincide con el orden en que se ve.
- Textos alternativos en las imágenes que aportan información, y las decorativas marcadas como tales.
- Idioma del documento declarado, para que el lector de pantalla pronuncie bien.
- Título del documento en los metadatos.
- Tablas con sus cabeceras marcadas.
- Texto real, no imágenes escaneadas sin reconocimiento de caracteres.
Qué es PDF/UA
PDF/UA (Universal Accessibility) es la norma ISO 14289. Concreta, punto por punto, qué debe cumplir un PDF para ser accesible: cómo deben ir las etiquetas, cómo se marcan los elementos decorativos, qué metadatos son obligatorios, cómo se tratan las tablas, las notas o los formularios.
Cumplir PDF/UA es la forma más clara de demostrar que un documento es accesible, porque se puede verificar.
¿Es obligatorio?
Depende de quién publica el documento y para qué. A grandes rasgos, en España:
- Sector público. El Real Decreto 1112/2018 obliga a que los sitios web y aplicaciones del sector público sean accesibles, y eso incluye los documentos que publican.
- Determinados productos y servicios privados. La Ley 11/2023, que traslada la Directiva Europea de Accesibilidad (2019/882), exige requisitos de accesibilidad desde el 28 de junio de 2025 a servicios como el comercio electrónico, la banca para consumidores, los libros electrónicos o algunos servicios de transporte, entre otros. Los productos y servicios que ya estaban en el mercado antes de esa fecha tienen un periodo de adaptación que llega hasta 2030.
Esto es un resumen, no asesoramiento jurídico: para un caso concreto hay que revisar el texto de la norma en el BOE y ver qué papel tiene cada empresa.
Más allá de la obligación, un documento accesible llega a más gente, se indexa mejor y suele estar mejor estructurado para cualquier lector.
Cómo prepararlos, paso a paso
1. Empieza por el documento original
La mayor parte del trabajo se ahorra en el origen. En Word, InDesign o similares:
- Usa los estilos de título (Título 1, Título 2…) en lugar de poner el texto en negrita y más grande.
- Usa las listas y tablas de verdad, no tabuladores.
- Añade el texto alternativo a cada imagen que aporte información.
- Indica el idioma del documento.
- Exporta a PDF con la opción de PDF etiquetado o accesible activada.
2. Revisa con una herramienta automática
PAC (PDF Accessibility Checker) es gratuita y comprueba los requisitos de PDF/UA que se pueden verificar de forma automática. veraPDF es otra opción de código abierto. Te dirán qué falta: etiquetas, idioma, título, textos alternativos, problemas en tablas.
3. Corrige lo que falle
Las correcciones se pueden hacer en el documento original (y volver a exportar) o directamente sobre el PDF con herramientas de edición de etiquetas. Si tienes muchos documentos, aquí es donde una herramienta como Dokzia ahorra tiempo: ordena la estructura y propone los textos alternativos.
4. Revisión humana
Ninguna herramienta puede decidir sola si un texto alternativo describe bien una gráfica o si el orden de lectura tiene sentido. Por eso, en Dokzia, las propuestas siempre las revisa una persona antes de dar el documento por bueno. Si puedes, prueba el resultado con un lector de pantalla (NVDA es gratuito en Windows; VoiceOver viene en Mac y iPhone).
Errores frecuentes
- PDF escaneados sin reconocimiento de texto: para un lector de pantalla son una imagen.
- Textos alternativos del tipo “imagen1.png” o “foto”.
- Títulos que solo son texto en negrita.
- Tablas construidas con espacios.
- Documentos sin idioma ni título en los metadatos.
Si tienes que poner al día un volumen grande de documentos, cuéntame tu caso.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un PDF etiquetado y un PDF/UA?
Un PDF etiquetado tiene estructura, pero no necesariamente correcta ni completa. PDF/UA es un estándar (ISO 14289) con requisitos concretos sobre etiquetas, orden de lectura, textos alternativos, idioma, tablas y metadatos. Todo PDF/UA está etiquetado; no todo PDF etiquetado cumple PDF/UA.
¿Con qué herramientas compruebo si un PDF es accesible?
Las más usadas son PAC (PDF Accessibility Checker), gratuita, y veraPDF, de código abierto. Comprueban los requisitos que se pueden verificar de forma automática; el resto, como si un texto alternativo describe bien una imagen, requiere revisión humana.
¿Basta con pasar el PDF por una herramienta automática?
No. Las herramientas detectan problemas técnicos y algunas proponen correcciones, pero el orden de lectura lógico o la calidad de los textos alternativos los tiene que validar una persona.